Автоматизация процесса согласования коммерческих предложений

Автоматизация бизнес-процессов. Бизнес-процессы объекта

Организации для повышения эффективности описывают и регламентируют бизнес-процессы закупки, продажи, доставки товара клиенту, согласования договоров . Каждый такой бизнес- процесс представляет описание последовательности этапов работы, выполнение которых приводит к заданному результату. Данное описание называется картой маршрута бизнес-процесса.

Модуль Процессы предназначен для автоматизации бизнес-процессов организации.

Модуль позволяет:

• Настроить произвольное количество карт маршрутов.
• Назначить исполнителя каждого этапа.
• Автоматизировать назначение задания для исполнителей этапов.
• Зафиксировать результат работы по каждому этапу.

Состоит из компонентов:

• Карты маршрутов бизнес-процессов — описание и настройка этапов.
• Бизнес-процессы, запущенные по карте маршрута.
• Задачи бизнес-процессов, автоматически создаваемые на каждом этапе.

В ходе работы пользователей автоматически или вручную запускаются бизнес-процессы по заданным картам маршрутов. Далее на каждом этапе автоматически создается задача для исполнителя. По мере выполнения пользователями задач, бизнес-процесс доходит до точки завершения.

Бизнес-процессы объектов

Карты маршрутов бизнес-процессов могут быть 2-х типов:

1. Карты независимых процессов. Не имеют жесткой связи с объектами базы данных.
2. Карты бизнес-процессов объектов. Связаны с объектами базы данных (объектами управления). Например, это могут быть процессы согласования руководителем коммерческого предложения или юристом договора с поставщиком.

Рассмотрим признаки, отличающие бизнес-процессы объектов:

• Всегда запускаются автоматически.
• Привязаны к документу или элементу справочника (объекту управления).
• При выполнении задач автоматически изменяется значение одного реквизита объекта управления, которое недоступно для ручного редактирования пользователями. Например, это может быть реквизит Статус документа Коммерческое предложение.
• При попытке открыть задачу будет открыта форма связанного объекта. Завершение этапа, ввод результатов, просмотр истории выполнения бизнес-процесса и т.п. производится на форме связанного объекта.

Обратите внимание!

• Для одного объекта управления может одновременно быть запущен только один бизнес-процесс.
• В программе можно настроить связь бизнес-процесса с документом Интерес клиента. В этом случае интерфейс пользователя будет нестандартным, с его описанием можно ознакомиться в Инструкции по работе.

Настройка карты маршрута бизнес-процесса объекта

В настройках карты маршрута бизнес-процесса объекта необходимо выбрать соответствующий тип карты маршрута и вид связанного объекта базы данных.

Для этого:

• Откройте карту маршрута Процессы — Справочники и настройки — Карты маршрутов бизнес- процессов.
• Перейдите на вкладку Параметры и установите переключатель в значение Процесс объекта. .
• Выберите Вид объекта управления.

Выбор типа карты маршрута и установка вида объекта управления

Бизнес-процесс объекта стартует автоматически при создании или изменении управляемого объекта. При необходимости можно уточнить условие старта. Например, для бизнес-процесса согласования коммерческого предложения можно задать минимальную сумму предложения (меньше которой согласование запускаться не будет).

Для этого:

• Перейдите на вкладку Параметры и нажмите гиперссылку Расширенные настройки (для опытных пользователей).
• Добавьте новое условие старта бизнес-процесса.

Настройка условий автостарта бизнес-процесса объекта

Значение одного реквизита объекта управления будет изменяться автоматически при выполнении задач бизнес-процесса. Выберите его название в поле Реквизит объекта.

Выбор реквизита объекта управления

Далее необходимо выполнить настройку связи значений реквизита объекта управления с этапами карты маршрута.

Для этого:

• Нажмите кнопку Настройка этапов.
• Укажите для каждого этапа карты маршрута значение реквизита объекта управления. Выбранное значение будет установлено при переходе бизнес-процесса на данный этап.

Настройка связи этапов бизнес-процесса и значений реквизита объекта управления

Важно!

Для первого этапа карты маршрута:

• В конфигурации 1С:СRM нужно обязательно указать состояние «Не согласовано».
• В конфигурациях 1С:УТиВСК и модуль 1С:CRM для ERP и КА — состояние «Черновик».

Примеры использования бизнес-процессов объекта

Согласование коммерческого предложения

Описание бизнес-процесса согласование коммерческого предложения

Менеджер по продажам готовит коммерческое предложение и передает его для согласования руководителю. Руководитель может вернуть документ на доработку, согласовать или отменить. Согласованное руководителем предложение блокируется для редактирования.

Менеджер передает клиенту согласованное руководителем предложение. В случае корректировки предложения по требованию клиента, необходимо выполнить его повторное согласование у руководителя.

Сценарий работы пользователей в программе

• Менеджер создает новый документ Коммерческое предложение и нажимает кнопку Записать.
• На форме документа активируется панель кнопок управления процессом согласования. Менеджер переводит процесс на этап Согласование с руководителем, нажав команду Начать согласование.



Передача предложения руководителю для согласования

• Для руководителя менеджера автоматически создается задача, которую он видит в АРМ Мои дела или списке Мои задачи. Он открывает новую задачу. Вместо формы задачи будет открыта форма документа Коммерческое предложение. Руководитель проверяет коммерческое предложение и согласовывает его. После согласования предложение становится недоступным для редактирования.



Согласование коммерческого предложения руководителем

• Далее для менеджера создается задача на согласование коммерческого предложения с клиентом. Если после согласования требуется изменение, предложение отправляется на доработку. В этом случае предложение становится доступным для редактирования.



Доработка коммерческого предложения

Если клиент согласен с условиями коммерческого предложения, тогда менеджер выбирает команду Согласовано для завершения процесса.

Настройка программы

С помощью модуля Процессы будет автоматизировано взаимодействие менеджера с руководителем в рамках описанного бизнес-процесса. Механизмом Триггеры будет организован запрет на редактирование согласованного документа Коммерческое предложение.

Для автоматизации процесса будет использоваться стандартная карта маршрута Согласование коммерческого предложения.



Согласование коммерческого предложения

Выполните настройку карты, для этого:

• Откройте Процессы — Справочники и настройки — Карты маршрутов бизнес-процессов — Согласование коммерческого предложения.
• Перейдите на вкладку Параметры и установите переключатель в значение Процесс объекта.
• В поле Вид объекта выберите Коммерческое предложение клиенту.



Выбор типа карты маршрута и установка вида объекта управления

Настройка связи с реквизитом объекта управления

Определим реквизит документа Коммерческое предложение, значение которого будет автоматически изменяться при прохождении бизнес-процесса. В данном случае подходит реквизит Состояние.

• Откройте Процессы — Справочники и настройки — Карты маршрутов бизнес-процессов — Согласование коммерческого предложения.
• В поле Реквизит объекта выберите реквизит Статус.



Выбор реквизита объекта управления

Далее необходимо связать значения реквизита с этапами карты маршрута.

• Нажмите кнопку Настройка этапов.
• Укажите для каждого этапа карты маршрута значение реквизита Статус, как показано на скриншоте. Выбранные значения реквизита будут установлены автоматически при переходе на текущий этап бизнес-процесса.



Настройка связи этапов с значениями реквизита Статус

Настройка исполнителей этапов бизнес-процесса

Укажите исполнителя для каждого этапа, как показано на скриншоте ниже. При необходимости заполните поле Описание.



Настройка исполнителей этапов бизнес-процесса

Динамическая адресация задач

Динамическая адресация учитывает сценарий работы, когда в карте маршрута при настройке невозможно указать заранее, кому адресовать задачу. В этом случае исполнители определяются в момент создания задачи.

Рассмотрим на примере настройки карты маршрута «Согласование коммерческого предложения».

Если у вас большая компания с разными условиями согласования коммерческого предложения (в зависимости от товарных позиций задачу нужно направить руководителю или нескольким согласующим), то для таких случаев реализован механизм динамической адресации.

При настройке и внедрении данной карты маршрута возможно учесть логику, по каким принципам искать согласующего и указать список. Для определения исполнителей нужно прописать обработчик события «При создании задач» в настройках точки карты маршрута.

В обработчике доступна переменная «ФормируемыеЗадачи» — массив создаваемых объектов задач. Для каждой задачи нужно установить дополнительное свойство «ИсполнителиДинамическойАдресации» — массив исполнителей (СправочникСсылка.Пользователи). Пример такой настройки приведен на рисунке:



Настройка исполнителей динамической адресации

Настройка механизма триггеров

В описанном сценарии работы требуется ограничить возможность редактирования согласованного коммерческого предложения. Менеджер может вносить правки после того, как вернет бизнес-процесс на этап подготовки. Данная задача решается с помощью механизма триггеров.

Создайте новое условие срабатывания триггера:

• Откройте Настройки — НСИ — Условия срабатывания триггеров.
• Нажмите кнопку Создать.
• В поле Тип объекта выберите значение Документ.
• В поле Объект обработки выберите Коммерческое предложение клиенту.
• В поле Событие выберите Форма При создании на сервере.
• Вернитесь в список условий срабатывания триггеров и повторно нажмите кнопку Создать.
• В поле Тип объекта выберите значение Документ.
• В поле Объект обработки выберите Коммерческое предложение клиенту.
• В поле Событие выберите Форма После записи на сервере.

Далее создайте триггер для блокировки согласованного документа Коммерческое предложение:

• Откройте Настройки — НСИ — Триггеры и нажмите кнопку Создать.
• Заполните поле Наименование .
• Выберите созданное ранее условие срабатывания триггера Документ (Коммерческое предложение клиенту) - (Форма) При создании на сервере .
• Выберите действие триггера Запретить редактирование документа Коммерческое предложение и выполните его настройку:
  • В поле реквизит объекта выберите значение Статус.
  • Добавьте в список новое значение Действует.
  • Выберите реквизиты, которые необходимо блокировать в окне согласованного коммерческого предложения.



Настройка запрета изменения коммерческого предложения

Установите флаг Включен:



Включение триггера