Мастер настройки обмена данными с MS Exchange

Зачастую у компаний, которые используют MS Outlook для работы с клиентами, есть потребность в синхронизации данных с CRM-системой. Это позволяет хранить историю взаимодействий с клиентом в едином информационном пространстве независимо от того, в почтовом ящике какого из менеджеров происходит данное взаимодействие. Использование сервера MS Exchange и почтового клиента MS Outlook дает возможность создавать и обмениваться встречами и собраниями с 1C:CRM, где они будут отображаться как активные взаимодействия пользователя.

В текущей версии можно настроить синхронизацию контактов и событий (Календарь). Загружать в 1С:CRM группы контактов (списки рассылок) и структуру папок MS Exchange (структура папок загружается автоматически при необходимости). Синхронизация электронных писем не реализована, так как в 1С:CRM есть возможность работы с письмами через встроенный почтовый клиент по протоколам SMTP и POP3/IMAP, которые поддерживаются сервером MS Exchange и почтовым клиентом MS Outlook.

Настройка синхронизации 1C:CRM и MS Exchange

Создавать и изменять настройки обмена могут только пользователи с полными правами или с правом «Настройка программы (CRM)», так как обмен ориентирован больше на работу с общими календарями и контактами, а не с индивидуальными аккаунтами и происходит в регламентном задании с приоритетом полных прав.

Для настройки синхронизации 1C:CRM и MS Exchange необходимо в разделе Настройки перейти на вкладку Сторонние сервисы и обмен данными.

Сторонние сервисы и обмен данными

В окне «Сторонние сервисы и обмен данными» необходимо развернуть блок настроек «Обмен с MS Exchange» и поставить галочку напротив пункта «Использовать обмен с сервером MS Exchange». Далее требуется открыть настройку Список настроек обмена с MS Exchange.

Использовать обмен с сервером MS Exchange

В открывшемся окне «Настройки обмена с MS Exchange» настраиваем подключение к серверу и учетной записи. Для этого нажимаем на кнопку «Создать».

Создание настройки подключения к серверу MS Exchange

Мастер настройки обмена данными с MS Exchange

Открылся Мастер настройки обмена данными с MS Exchange (Настройки → Сторонние сервисы и обмен данными → Список настроек обмена с MS Exchange → Создать). В разделе «Настройка подключения и учетной записи» необходимо заполнить пустые поля для подключения.

Настройка подключения и учетной записи

После заполнения пустых полей необходимо осуществить проверку подключения к серверу MS Exchange. Для этого нажимаем кнопку «Проверить подключение». Если подключение произведено, то система выдаст сообщение «Проверка подключения прошла успешно!», в противном случае необходимо перепроверить введенные данные в поля настройки.

Проверка подключения прошла успешно

На этапе настройки подключения и учетной записи можно настроить участие в регламентном задании. Для этого необходимо поставить галочку напротив пункта «Участвует в регламентном задании» и нажать на кнопку «Настроить параметры регламентного задания».

Важно!
Участие в регламентном задании не является обязательным параметром настройки.

Данное регламентное задание позволяет задать расписание для обмена данными с сервером MS Exchange, а также настроить время повторного обмена данными в случае возникновения ошибки.

Настройка параметров регламентного задания

После осуществления настройки подключения и учетной записи нажимаем кнопку «Далее» и переходим к следующей настройке синхронизации 1C:CRM и MS Exchange.

Переход к следующей настройке синхронизации 1C:CRM и MS Exchange

На данном этапе необходимо осуществить выбор направления обмена данными.

Выбираем «1C:CRM <-> MS Exchange», т. к. необходимо производить взаимный обмен данными Системы и MS Exchange. Нажимаем кнопку «Далее».

Выбор направления обмена данными

В настройках «Мероприятия» ставим галочку напротив «Синхронизировать мероприятия». Параметры «Синхронизировать контакты мероприятий», «Искать контакты по адресам E-Mail» и «Удалить помеченные на удаления события» установлены по умолчанию.

Настройка Мероприятия

В случае, если необходимо производить обмен только с новыми объектами, то необходимо поставить галочку напротив параметра «Только новые объекты».

Для осуществления обмена данными необходимо указать папку календаря в MS Exchange, а также E-Mail адрес учетной записи.

Заполнение папки календаря и E-Mail адрес учетной записи

Важно!
Не рекомендуется изменять папку календаря в MS Exchange, если события календаря создаются в папке по умолчанию.

Заполняется, если E-Mail адрес выбранной в настройке учетной записи отличается от E-Mail адреса учетной записи общего календаря.

В настройках «Мероприятия» можно осуществлять требуемый отбор по мероприятиям. Для осуществления отбора необходимо нажать на кнопку «Добавить новый элемент».

Осуществления отбора в настройках «Мероприятия»

Нажимаем кнопку «Далее».

В настройках «Контакты» для синхронизации данных по клиентам и контактным лицам необходимо установить галочки напротив полей «Клиенты» и «Контактные лица».

Объекты синхронизации

Также в данной настройке есть возможность установить отбор по клиентам и контактным лицам. Отбор влияет на состав контактов, загружаемых из 1С:CRM в MS Exchange.

Для осуществления отбора необходимо нажать на кнопку «Добавить новый элемент». В появившейся строке ниже (поле) выбрать необходимый отбор по клиенту или контактному лицу.

Отбор по клиенту

Выбираем необходимый вид сравнения из представленных.

Вид сравнения

В поле «Значение» выбираем необходимого клиента.

Выбор значения

Настройка Настроить соответствие видов контактной информации открывает настройку соответствия видов контактной информации, где можно выбрать соответствие полей MS Exchange видам контактной информации 1С:CRM.

Настройка соответствий видов контактной информации

В окне «Настройка соответствия контактной информации» во вкладках Клиенты/Клиенты (компании)/Контактные лица слева отображено наименование контакта из MS Exchange, справа — из 1C:CRM.

Для того, чтобы выбрать соответствие контактной информации, необходимо двойным щелчком мыши по полю «вид контактной информации» вызвать справочник Виды контактной информации. После чего выбрать необходимый вид контактной информации.

Виды контактной информации

В случае, если в базе нет какого-либо наименования контакта из MS Exchange, тогда вид контактной информации для него останется пустым.

Пустой вид контактной информации

После завершения настройки «Настройка соответствия контактной информации» нажимаем «ОК». Все изменения в настройках автоматически сохранятся, а окно настройки будет закрыто.

Нажимаем кнопку «Далее».

В настройках «Задачи» для синхронизации информации по задачам необходимо установить галочки напротив поля «Синхронизировать».

Для осуществления отбора по задачам требуется нажать на кнопку «Добавить новый элемент». Отбор работает аналогично отбору, описанному выше.

Пример создания отбора задач

Нажимаем кнопку «Далее».

В окне настройки «Обмен дополнительными данными» ставим галочку напротив поля «Загружать в 1C:CRM группы контактов (списки рассылок)». Данная функция полезна, если компания занимается рассылками: группы контактов и их состав из MS Exchange будет загружаться в справочник Списки рассылок.

Оставляем галочку напротив поля «Загружать в 1С:CRM структуру папок MS Exchange» по умолчанию.

Обмен дополнительными данными

Нажимаем кнопку «Завершить». Настройки обмена с MS Exchange закончены.

Создание мероприятия в Outlook

Для создания мероприятия в MS Outlook необходимо в разделе Главная нажать на кнопку «Создать встречу».

Создание встречи

Важно!
Для синхронизации данных необходимо создавать именно встречу. При создании собрания синхронизация не произойдет из-за обмена другими объектами данных с MS Exchange, которых нет в 1C:CRM.

В создаваемой встрече требуется заполнить тему встречи, а также место встречи, указать время начала и окончания мероприятия. Если планируемое мероприятие предполагается проводить в течение всего дня, то можно не указывать временной интервал, поставив флаг напротив поля «Целый день» и заполнив лишь время начала встречи.

В поле «Кому…» заполняем всех участников данной встречи. Это могут быть как сотрудники компании, так и клиенты. После отправки встречи, данное мероприятие появится у сотрудников-пользователей 1С:CRM в Органайзере.

В теле сообщения можно написать сопроводительную информацию для планируемой встречи.

Заполнение карточки мероприятия

После создания встречи, данное мероприятие отображается в календаре Outlook в следующем виде: тема встречи, место встречи.

Отображение мероприятия в календаре Outlook

В 1С:CRM созданная встреча отображается в разделе Органайзер, во вкладке Взаимодействия (CRM).

Отображение мероприятия в 1С:CRM

Открытое мероприятие в 1С:CRM представлено следующим образом: из MS Outlook подгружена информация о теме встречи, о времени и месте ее проведения, в описании отображается сопроводительная информация и ответственный за созданное мероприятие.

Важно!
Между системами MS Outlook и 1C:CRM не синхронизируются участники мероприятия, а так же не синхронизируется подтверждение участия в мероприятии другими сотрудниками, произведенное в MS Outlook.

Для отображения всех участников мероприятия во взаимодействии, их можно добавить вручную в 1C:CRM. Для этого необходимо нажать кнопку «Добавить», расположенную над участниками и выбрать нужных участников. Подтверждение участия в мероприятии также необходимо осуществлять в 1C:CRM.

В открытом мероприятии есть возможность прикрепить дополнительные файлы и настроить оповещение о мероприятии.

Также есть возможность во взаимодействии добавить чек-листы мероприятия и контролировать их выполнение. Для этого необходимо нажать кнопку «Добавить» над описанием задачи. При выполнении чек-листа напротив него ставится галочка о выполнении.

Открытое мероприятие в 1С:CRM