Контроль наличия дублей клиентов и контактных лиц

• Поиск дублей при записи клиента или контактного лица
• Контроль заполнения клиентов при найденных совпадениях
• Контроль заполнения контактов при найденных совпадениях
• Предложить дубли
• Предложить дубли из карточки клиента/контактного лица
• Предложить дубли из формы Клиенты/Контактные лица клиентов

Клиентская база является ценным ресурсом компании. Чем актуальнее информация о клиентах и контактах, тем эффективнее протекают бизнес-процессы предприятия. Но часто случается так, что ввиду человеческого фактора и прочих причин в базе появляется информационный мусор в виде дублирующихся клиентов и контактных лиц, который оборачивается колоссальной проблемой для компании: происходят ошибки в планировании продаж и проведении маркетинговых кампаний; вследствии некорректных рассылок и пустых усилий для удержания не того клиента компания несет репутационные потери и лишние траты на взаимодействия с контактными лицами; наблюдается отток клиентов. Как результат — отсутствие понимания о реальном объеме живой клиентской базы. Поэтому очень важно осуществлять своевременный контроль наличия дублей в базе и производить предупредительные меры.

Поиск дублей при записи клиента или контактного лица

Важно!
Данные настройки доступны только для администратора базы данных.

Для того, чтобы система при записи клиента осуществляла поиск дублей необходимо включить опцию «Выполнять поиск дублей при записи клиента» (путь: раздел Клиенты — Справочники и настройки — Клиенты и контакты).

Опция «Выполнять поиск дублей при записи клиента»

Также под выбором данной опции можно выбрать реквизиты по которым будет происходит поиск дублей.

Чтобы запретить ввод нового клиента при найденных совпадениях необходимо включить настройку «Запретить ввод нового клиента при найденных совпадениях».

Запрет ввода нового клиента при найденных совпадениях

Для того, чтобы система при записи контактного лица осуществляла поиск дублей необходимо включить опцию «Выполнять поиск дублей при записи контакта».

Чтобы запретить ввод нового контакта при найденных совпадениях необходимо включить настройку «Запретить ввод нового контактного лица при найденных совпадениях».

Поиск и запрет ввода нового контакта при найденных совпадениях

Контроль заполнения клиентов при найденных совпадениях

При вводе нового клиента, система ищет полные совпадения между только что введенными данными с данными клиентов, которые уже есть в клиентской базе в соответствии с выбранными реквизитами поиска дублей клиентов в настройках.

Найдено совпадение при создание нового клиента

Для того, чтобы посмотреть найденное совпадение, необходимо нажать на появившуюся гиперссылку «Найдено совпадение» под тем реквизитом, по которому был найден дубль.

Отображение найденных совпадений

При попытке сохранить потенциальный дубль клиента, для которого было найдено совпадение, система автоматически выведет окно «Найденные дубли клиентов», где слева в табличной части будут отображены клиенты по которым найдены совпадения, а справа — по каким реквизитам было найдено совпадение.

Найденные дубли клиентов

Пользователь может из окна «Найденные дубли клиентов» ввести нового клиента, если это разрешено настройками администратора. В этом случае информация по клиенту будет сохранена и записана. Для этого необходимо нажать на команду «Продолжить ввод нового».

Если же настройками администратора запрещен ввод нового клиента при найденных совпадениях, тогда команда «Продолжить ввод нового» будет недоступна.

Запрет на ввод нового клиента при найденных совпадениях

Также пользователь может зарегистрировать новое контактное лицо для уже имеющегося клиента. В этом случае необходимо нажать в левой табличной части на имеющегося клиента, после выбрать команду «Зарегистрировать новый контакт клиента». Откроется форма создания нового контактного лица с привязкой к выбранному клиенту. На форме заполняется вся информация после чего сохраняется и записывается.

Регистрация нового контакта для имеющегося клиента

В случае, если при заполнении нового клиента была допущена ошибка, пользователь может вернуться к созданию клиента и изменить необходимый реквизит, после чего продолжить сохранение клиента.

Контроль заполнения контактов при найденных совпадениях

При вводе нового контакта, система ищет полные совпадения между только что введенными данными с данными других контактных лиц, которые уже есть в клиентской базе. Поиск осуществляется по фамилии, по наименованию, по номеру телефона, в том числе и по мобильному номеру телефона, по e-mail. Чтобы посмотреть найденные совпадения, необходимо нажать на гиперссылку «Найдено совпадений» под тем реквизитом, под которым был найден дубль.

Отображение найденных совпадений при создании нового контакта

При попытке сохранить потенциальный дубль контакта, для которого было найдено совпадение, система автоматически выведет окно «Найденные дубли контакта», где слева в табличной части будет отображено найденное контактное лицо с привязкой к клиенту и ответственному лицу за клиента по которому найдены совпадения, а справа — по каким реквизитам было найдено совпадение.

Найденные дубли контакта

Пользователь может из окна «Найденные дубли контакта» ввести новое контактное лицо, если это разрешено настройками администратора. В этом случае информация по новому контакту будет сохранена и записана. Для этого необходимо нажать на команду «Продолжить ввод нового».

Если же настройками администратора запрещен ввод нового контактного лица при найденных совпадениях, тогда команда «Продолжить ввод нового» будет недоступна. В таком случае, при необходимости сохранения данного контакта необходимо будет обратиться к администратору базы данных.

В случае, если при заполнении нового контактного лица была допущена ошибка, пользователь может вернуться к созданию контакта и изменить необходимый реквизит, после чего продолжить сохранение.

Подробнее о механизме поиска и замены дублей клиентов и контактов можно прочитать в статье «Поиск и замена дублей клиентов и контактов».

Предложить дубли

В ходе работы в системе пользователи могут находить в клиентской базе уже имеющиеся потенциальные дубли клиентов и контактных лиц. Для того, чтобы в дальнейшем была возможность их быстрого удаления после проверки администратором базы данных, пользователи могут предложить дубли клиентов или контактов.

Предложить дубли из карточки клиента/контактного лица

Чтобы предложить дубли из карточки клиента или контактного лица необходимо открыть нужную карточку и кликнуть на гиперссылку «Дубли».

Гиперссылка «Дубли»

В открывшемся окне пользователь может предложить дубли для имеющегося клиента/контактного лица, а также отметить изначальный дубль как оригинал, либо исключить дубль из списка.

Окно «Предложить дубли»

Чтобы предложить дубли необходимо нажать на команду «Предложить дубли», после чего в открывшейся форме Клиенты/Контактные лица найти дубль.

Предложить дубль

Добавление потенциального дубля на форму можно осуществить двойным щелчком левой клавиши мыши по нужному клиенту/контакту.

Дубль предложен

После того, как дубль предложен (добавлен на форму), пользователь может написать сопроводительный комментарий к дублю, а также отметить необходимость заменить его.

Комментарий к предложенному дублю

Предложить дубли из формы Клиенты/Контактные лица клиентов

Также дубли клиента/контакта пользователь может добавить из форм Клиенты и Контактные лица клиентов с помощью контекстного меню. Для этого необходимо выбрать несколько клиентов/контактов (чтобы выбрать несколько объектов, необходимо зажать Ctrl), нажатием на правую клавишу мыши вызвать выпадающее контекстное меню и выбрать в меню команду «Предложить дубли».

Предложить дубли клиентов с использованием контекстного меню

Важно!
На форме Клиенты во вкладке «Дубли» открывается возможность корректировки предложенных дублей: отметить предложенный дубль как оригинал, исключить объект из дублей, а также написать комментарий и установить необходимость заменить выделенный дубль.

Вкладка «Дубли» на форме Клиенты

Форма Контактные лица клиентов находится в разделе Клиенты → Справочники и настройки → Клиенты и контакты → Контактные лица клиентов.

Предложить дубли контактов с использованием контекстного меню

Важно!
По умолчанию клиентом/контактом-оригиналом будет тот объект, который был первым выделен перед использованием команды «Предложить дубли».

Также предложить дубли контактных лиц клиента можно на форме Клиенты во вкладке Контакты. Для этого необходимо выбрать нужного клиента, открыть вкладку «Контакты», выделить несколько контактных лиц, которые являются потенциальными дублями и правой клавиши мыши вызвать всплывающее контекстное меню, в меню выбрать команду «Предложить дубли».

Предложить дубли контактов с использованием контекстного меню из формы Клиенты