Оповещения о днях рождения и других событиях клиента

Клиенты являются основной ценностью для бизнеса. Нужно быть ближе к каждому конкретному клиенту, а значит быть внимательным к важным для него событиям. Это позволяет выстраивать долгосрочные отношения с ключевыми контактными лицами. На помощь приходит Механизм оповещений — неотъемлемая часть любой CRM-системы. Он предназначен для информирования пользователей о том, что система выполнила то или иное действие.

В системе CRM каждый пользователь сам решает какие именно оповещения необходимы в определенный период времени. Оповещения делятся на:

• жесткие (без участия желания пользователя) — напоминания о новой задаче, переадресованном документе.
• гибкие — на усмотрение пользователя. Их может настроить администратор системы.

Для создания оповещений зайдите в (Настройки — Сервис — Персональные настройки пользователя (CRM) — Оповещения).

На вкладке «Оповещения» персональных настроек пользователя показан предопределенный список, который можно настроить в зависимости от обязанностей сотрудника..

Список оповещений

Примеры:

• Менеджеру необходимо контролировать поступление оплат от закрепленных за ним клиентов — (отметьте «Оповещать о поступлении оплаты от закрепленных клиентов») .
• При создании дорогостоящих коммерческих предложений необходимо запускать бизнес-процесс на согласование с руководителем отдела — отметьте("Оповещать о Коммерческих предложениях с суммой более«).

Настройка оповещений производится разным образом. Некоторые достаточно выбрать его в качестве активного — и оно сработает. Для других необходимо указать срок и период оповещения и задать отбор. Для оповещений, в которых не нужно указывать параметр, в соответствующей колонке будет проставлен знак «Х».

Настройка оповещений

Оповещения о днях рождениях клиентов

Необходимо установить галку «Оповещать о днях рождениях клиентов-физических лиц», выбрать вид: Email или Напоминание, указать срок и период оповещения. Сохранить настройки.

Оповещения о днях рождениях клиентов

При выбранном виде оповещения Email у пользователя в карточке необходимо указать электронный адрес почты на вкладке «Адреса, телефоны».

Персональные настройки пользователя

Для выполнения оповещений необходимо убедиться, что включены регламентные задания и настроено их расписание (Настройки — Обслуживание — Регламентные операции — Регламентные и фоновые задания):

• формирование оповещений;
• формирование поздравлений с днем рождения;
• отправка оповещений по электронной почте (если выбран вид оповещения Email).

Регламентное задание

В карточке клиента физического лица указывается дата рождения и ставится флаг «Напоминать».

Карточка клиента

При наступлении срока оповещения будет создано Напоминание или отправлено Электронное письмо ответственному за клиента менеджеру (в зависимости от настроек).

Оповещение по электронной почте

Напоминание в системе

После получения оповещения в системе или по электронной почте (при использовании почтового менеджера в системе CRM) пользователь из этой же формы может открыть карточку клиента и, например, отправить письмо с поздравлением.

Оповещения о днях рождениях контактных лиц

Необходимо установить флаг «Оповещать о ключевых событиях», выбрать вид: Email или Напоминание, указать срок и период оповещения. Сохранить настройки.

Оповещения о днях рождениях контактных лиц

Убедитесь, что включены регламентные задания и настроено их расписание (Настройки — Обслуживание — Регламентные операции — Регламентные и фоновые задания):

• формирование оповещений
• отправка оповещений по электронной почте (если выбран вид оповещения Email).

В карточке контактного лица в разделе «Ключевые события» необходимо указать дату рождения и установить галку «Напоминать». Можно добавить и другие важные для контакта даты: день рождения организации; профессиональный праздник компании и контактного лица.

Карточка контактного лица

При наступлении срока оповещения будет создано Напоминание или отправлено Электронное письмо ответственному за клиента менеджеру (в зависимости от настроек).

Оповещение по электронной почте

Напоминание в системе

После получения оповещения в системе или по email (при использовании почтового менеджера в CRM) пользователь из этой же формы может открыть карточку контактного лица и, отправить письмо с поздравлением.

Оповещения о значимых событиях

Пример значимого события — счет на оплату с определенной суммой.

Необходимо установить галку «Оповещать о счете на оплату с суммой более», выбрать вид: Email или Напоминание, в колонке «Отбор» установить значение суммы, при превышении которой будет сформировано оповещение. Сохранить настройки.

Оповещения о значимых событиях

При выбранном виде оповещения Email у пользователя в карточке необходимо указать электронную почту на вкладке «Адреса, телефоны».

Необходимо включить регламентные задания и настроить их расписание (Настройки — Обслуживание — Регламентные операции — Регламентные и фоновые задания):

• формирование оповещений;
• отправка оповещений по электронной почте (если выбран вид оповещения Email).

После создания счета на сумму более 500 000 руб. (в примере) будут сформированы оповещения.

Счет на сумму более 500 000 руб.

Оповещение по электронной почте

Напоминание в системе

После получения оповещения в системе или по email (при использовании почтового менеджера в CRM) пользователь может перейти в документ, проверить данные и принять решение о дальнейших действиях.

Аналогичным образом настраиваются и отрабатывают остальные виды оповещений.