Групповая выдача поручений

Ситуация: руководитель хочет выдать поручение группе сотрудников. При этом общее задание каждый должен выполнить самостоятельно, прикрепить отчет и сопутствующие файлы.

Примеры такого задания:

• подготовить квартальный отчет;
• провести ABC-анализ клиентов по регионам, закрепленным за каждым менеджером;
• составить индивидуальный план работы на следующий месяц;
• выявить узкие места в своём рабочем процессе и предложить способы их устранения.

Для решения подобных задач в 1С:CRM добавлена обработка «Групповая выдача поручений». Открывается из раздела Процессы → Сервис.

Форма групповой выдачи похожа на форму выдачи поручения, но имеет свои отличия.

Форма групповой выдачи поручений

Тема, текст поручения, срок выполнения и контроля, важность — соответствуют форме ввода поручения. Поддерживается голосовой ввод темы и текста поручения.

Рассмотрим особенности заполнения получателей. Помимо типовых команд «Добавить» и «Подобрать», в меню «Заполнить» находятся команды группового заполнения:

• По группе пользователей.
• По подразделению.
• По подразделению с учетом вложенных.
• По результатам отчета.
• По роли.
• Очистить.

Также в командной панели списка находится команда «Добавить роль» — для выдачи поручения добавляется сама роль (созданное поручение выполнит тот участник роли, который первый примет поручение в работу). По команде «Заполнение по роли» в список добавляются участники выбранной роли.

При групповой выдаче поручений есть возможность добавить файлы, которые будут доступны в каждом созданном поручении. Когда групповые поручения выдаются часто и назначается много исполнителей, встает проблема роста размера информационной базы или томов на диске, если к каждому поручению добавлять одни и те же файлы. Для решения проблемы присоединенные файлы сохраняются в общем файловом хранилище в одном экземпляре, а во всех созданных поручениях хранятся только ссылки на эти файлы.

Если файл был ранее загружен, его можно выбрать из файлового хранилища (команда «Добавить из базы»), а не загружать повторно с диска.

Для механизма групповой выдачи поручений создается отдельная файловая папка «Групповая выдача поручений»:

Форма общего списка файлов

Файлы, добавленные при создании, нельзя удалить из поручений, но исполнитель может загрузить собственные файлы, как результат проделанной им работы. Они будут уникальны и доступны только в данном поручении.

После выдачи поручений форма автоматически не закрывается, чтобы можно было быстрее создать новую пачку поручений.

Помимо раздела «Процессы», команда групповой выдачи поручений доступна в АРМ «Мои дела», «Мои задачи» и «Все задачи».

Для настройки доступа к обработке добавлена роль «Групповая выдача поручений» и предопределенный профиль групп доступа «Групповая выдача поручений». Также при переходе на релиз автоматически создается группа доступа «Групповая выдача поручений», а ряду других групп доступа прописывается данная роль (например, для профиля «Руководитель отдела продаж», «Коммерческий директор», «Управление маркетингом»).